تا به حال برایتان پیش آمده که در پایان روز کارهای مهم عقب افتاده داشته باشید؟ آیا معمول درس‌ها یا کارهایتان روی هم تلنبار می‌شوند؟ وقتی باید چند کار را انجام دهید مضطرب می‌شوید و نمی‌دانید اول کدام کار را تمام کنید؟ وقتی چندین کار مختلف دارید، دائم از این شاخه به آن شاخه می‌پرید؟ نمی‌دانید چگونه اولویت مطاله دروس کنکور را انجام دهید؟ می‌پرسید چگونه یک برنامه ریزی روزانه خوب انجام دهیم؟ تا به حال فکر کرده‌اید که این مشکلات می‌تواند ناشی از زمانبندی و برنامهریزی نادرست باشد؟ گاهی ما با نظم و دقت و بر اساس برنامه مشغول مطالعه هستیم اما مسئله مهم‌تری مطرح می‌شود: اولویت‌بندی
آیا زمان خود را برای کار مناسب و مهم صرف می‌کنیم؟ یا با نهایت نظم و تمرکز، در حال انجام فعالیتی هستیم که اصلا نباید به آنها مشغول باشیم؟ از آنجایی که زمان از مهمترین دارایی‌های انسان در زندگی است و به همین دلیل توانایی مدیریت آن نیز از مهمترین دغدغه‌های زندگی شخصی، تحصیلی و شغلی محسوب می‌شود. یکی از مباحث مهم زمانبندی تعیین اولویت‌ها، ترتیب انجام کارها و میزان زمان اختصاص داده شده به هر فعالیت است. یکی از روش‌های کاربردی برای اولویت‌بندی کردن کارها، استفاده از ماتریس آیزنهاور است.
ماتریس آیزنهاور چیست
مفهوم ماتریس آیزنهاور اولین بار توسط دویت دی آیزنهاور مطرح شد. او در یکی از سخنرانی‌های خود گفت: «من دو نوع مشکل دارم، مشکلات ضروری و مشکلات مهم. موارد ضروری مهم نیستند و موارد مهم فوری نیستند.» او به سختی می‌توانست بر کارهایش تمرکز کند و کارهای مهم را به موقع انجام دهد. سرانجام آیزنهاور تفاوت اساسی بین کارهای فوری و کارهای مهم و دسته‌بندی وظایف روزانه بر اساس این دو فاکتور قائل شد و روش ماتریسی ابداع کرد که ماتریس آیزنهاور نام گرفت. به این روش زمانبندی ماتریس اهمیت و فوریت هم گفته می‌شود.
در این روش کارها بر اساس دو فاکتور اصلی میزان فوریت و میزان اهمیت کارها، از بیشترین میزان به کمترین میزان مرتب می‌شوند. از آنجایی که ماتریس آیزنهاور در کتاب هفت عادت اثر استیون کاوی مطرح شد و نقطه شروع رواج آن بود، به نام ماتریس اهمیت و فوریت استیون کاوی نیز شناخته می‌شود.
پیشنهاد می‌کنیم اصول طلایی برنامه ریزی درسی را هم مطالعه کنید.
اجزای ماتریس ایزنهاور
برای دسته بندی های ماتریس آیزنهاور باید کارها را در ۴ دسته قرار دهیم:
- کارهای مهم و فوری
- کارهای مهم اما غیر فوری
- کارهای غیر مهم اما فوری
- کارهای غیر مهم و غیر فوری
اما گاهی تشخیص کار مهم و فوری نیز سخت می‌شود. در ادامه برای هرکدام از این دسته‌ها معیارها و سوالاتی طرح کرده‌ایم که با پاسخ به آنها می‌توانید تصمیم بگیرید کدام کار را با فوریت بالاتر انجام دهید.
بیشتر بخوانید: بهترین اپلیکیشن های برنامه ریزی
وظایف مهم و فوری
تشخیص کارهای مهم و فوری آسان‌تر از بقیه دسته‌ها است. کارهایی که باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام شوند مثل درس خواندن برای امتحان، کارهایی که به بخش اصلی تمرکز و تلاش شما نیاز دارند و کارهایی که کمترین زمان برای انجام آنها را دارید. برخی از این کارها، به این دلیل اکنون مهم و فوری محسوب می‌شوند که آنها را در موعد مقرر خودشان انجام نداده‌اید. معمولا انجام کارهای مهم و فوری استرس و فشار بیشتری به شما وارد می‌کند و عواقب انجام ندادن آنها بیشتر و اساسی‌تر از دسته‌های دیگر است. در تکنیک‌های دیگری مانند قورباغه‌ات را قورت بده نیز زمانبندی بر اساس فوریت کارها انجام می‌شود. بنابراین در برنامهریزی روزانه بر اساس ماتریس آیزنهاور، اولین کارهایی که انجام می‌دهید مربوط به دسته مهم و فوری است. پیشنهاد می‌کنیم مطلب بهترین زمان برای درس خواندن را هم مطالعه کنید.
وظایف مهم اما غیر فوری
برخی از کارها اهمیت زیادی دارند اما زمان بیشتری برای تکمیل کردن آنها دارید بنابراین فوریت ندارند. اغلب کارهای مهم اما غیر فوری مربوط به اهداف بلندمدت می‌شوند. برای اینکه کارهایی از این دسته را در برنامهریزی روزانه خود بگنجانید، باید بدانید اهداف بلند مدت هفتگی، ماهانه یا سالنه شما چیست؟ کدام هدف‌ها یک شبه قابل دستیابی نیستند؟ از طرفی برخی از کارها وقت بیشتری می‌برند یا زمانبندی خاصی ندارند. افزایش توانمندی‌های فردی، تقویت زبان و یاد گرفتن یک مهارت ضروری برای ارتقای شرایط درسی یا کاری جزو کارهای مهم اما غیر فوری در زمانبندی روزانه هستند. به یاد داشته باشید که اگر کارهای این دسته را در زمان مختص خودشان انجام ندهید، در آینده وارد دسته کارهای مهم و فوری می‌شوند و با فشار و استرس زیادی روبرو می‌شوید. یا اهداف بلند مدت خود را از دست خواهید داد. در واقع اگر این کارها را با فوریت انجام ندهید، در لحظه چیز زیادی را از دست نمی‌دهید اما بعدا با عواقب آنها روبرو می‌شوید.
وظایف غیر مهم اما فوری
برای تشخیص این دسته از خودتان بپرسید آیا می‌توانم برای انجام این کار از فرد دیگری کمک بگیرم؟ آیا انجام ندادن این کار عواقب بلند مدت دارد؟ اگر جواب شما به این دو سوال مثبت بود احتمالا با یک وظیفه غیر مهم اما فوری سر و کار دارید. اغلب کارهای این دسته را می‌توان با کمک افراد دیگر انجام داد. اگر از دو دسته قبلی کاری باقی ماند بهتر است آنها را جایگزین وظایف غیر مهم اما فوری کنید و از کسی بخواهید در انجام این امور به شما کمک کند. برخی از کارهای این دسته را هم می‌توان به شکلی که وقت کمتری بگیرد مثلا آنلاین و غیر حضوری انجام داد.
وظایف غیر مهم و غیر فوری
وظایف غیر مهم و غیر فوری یا ربع حذفی، در انتهای اولویت بندی کارها با ماتریکس آیزنهاور قرار می‌گیرند. این کارها معمولا اثر مستقیم روی امروز و آینده ما ندارند و حتی اگر حذف شوند تاثیری بر زندگی ما نمی‌گذارند. اما در هر حال برخی از آنها جزو کارهای روزمره محسوب می‌شوند. معنی غیر مهم و غیر فوری لزوما به معنای این نیست که باید این بخش از کارها را کنار بگذارید. بعضی از کارهای این دسته صرفا جنبه تفریحی دارند و لازم نیست حتما در برنامهریزی روزانه قرار بگیرند. اما اگر این کار خیال شما را راحت می‌کند که زمان خاصی برای آنها در نظر گرفته‌اید یا به نوعی برایتان انگیزه ایجاد می‌کند، می‌توانید این بخش را هم تکمیل کنید. از وظایف این گروه می‌توان به چک کردن ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و پیگیری اخبار اشاره کرد.
نکات مهم در استفاده از ماتریس آیزنهاور
بعد از اینکه کارهای خود را در ۴ ربع ماتریس آیزنهاور طبقه‌بندی کردید، با استفاده از نکات زیر می‌توانید به طور کامل از پتانسیل‌های تکنیک ماتریس آیزنهاور برای مدریت کردن زمان استفاده کنید.
- می‌توانید یک کاغذ را به ۴ بخش تقسیم کنید و برای هر بخش یک رنگ در نظر بگیرید. بهتر است رنگ هر بخش با میزان اهمیت و فوریت آن ارتباط داشته باشد.
- تنظیم ماتریس آیزنهاور را شب قبل یا صبح زود هر روز انجام دهید و برای انجام آن زمان مشخصی بگذارید.
- مراقب تله کمال‌طلبی و گذاشتن تعداد زیادی وظیفه در هر بخش باشید. این کار شما را از هدف اصلی ماتریس آیزنهاور برای زمانبندی درست و رسیدن به همه کارها دور می‌کند.
- در تنظیم تعداد کارها حتما به ظرفیت، توانمندی و میزان وقت‌گیر بودن هر کار توجه داشته باشید. در هر ربع بیشتر از ۸ کار قرار ندهید.
- اولویت‌ها را بر اساس خواست خودتان مشخص کنید و مراقب حس رضایت‌طلبی و راضی کردن دیگران باشید.
- به دلیل تفاوت در اهداف و ارزش‌های فردی، ممکن است کاری از نظر شما مهم و از نظر فرد دیگری غیر مهم باشند.
- ترکیب کردن تکنیک پومودورو برای درس خواندن و مطالعه کنکور موثر با ماتریس آیزنهاور بازدهی شما را افزایش می‌دهد.
- در تعیین اولویت‌ها باید به اصیل بودن آنها توجه کنید و اجازه ندهید عوامل حواس‌پرتی در محیط اولویت‌های شما را تغییر دهند.
سخن پایانی
تغییر سبک زندگی، شلوغی شهرها، شتاب پیشرفت فناوری و نیاز به توانمندی‌های متعدد همه ما را با وظایف و مسئولیت‌های زیادی مواجه کرده است. به همین دلیل اکثر ما بارها نتوانسته‌ایم تمام کارهای خود را تمام کنیم یا انجام کارهای مهم را به تعویق انداخته‌ایم. این موضوع خصوصا در مورد دانش‌آموزان کنکوری که می‌خواهند برنامه ریزی برای کنکور و برنامه ریزی برای درس خواندن در تابستان انجام بدهند بیشتر خودش را نشان می‌دهد. دلایل مختلفی مانند عدم تمرکز، کمال‌طلبی و اهمال‌کاری در ناتوانی برای برنامهریزی یا شکست برنامههای درسی و کاری مسئله اثرگذار هستند. اما راه حل همه این مشکلات را می‌توان در برنامهریزی و زمانبندی مناسب جستجو کرد.
تکنیک ماتریس آیزنهاور که در این مقاله به توضیح آن پرداختیم، روشی برای زمانبندی کارها بر اساس دو فاکتور میزان فوریت و اهمیت کار است که بهره‌وری را افزایش می‌دهد. جدول زمانبندی در این روش ۴ قسمت اصلی دارد که برای کارهایی با ترتیب اولویت از بالاترین میزان فوریت و اهمیت به سمت کمترین مقدار این دو فاکتور، دسته‌بندی می‌شوند. در درجه اول برای زمانبندی طبق جدول آیزنهاور باید یادبگیریم که کدام کارها در اولویت و فوریت هستند تا بتوانیم آنها را دسته‌بندی کنیم.
سوالات متداول
- ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور روشی برای برنامهریزی و زمانبندی انجام کارها بر اساس میان اهمیت و میزان فوریت آنها است. - روش استفاده از ماتریس آیزنهاور چگونه است؟
برای ماتریس آیزنهاور باید وظایف روزانه را به ترتیب به ۴ بخش کارهای مهم و فوری، کارهای مهم اما غیر فوری، کارهای غیر مهم اما فوری و کارهای غیر مهم و غیر فوری تقسیم کنید. - کاربردهای تکنیک ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور نه تنها در برنامهریزی برای انجام کارهای روزانه، بلکه برای برنامههای بلند مدت و تعیین اهداف سالانه هم کاربرد دارد.
