اگر می‌توانستیم همیشه منطقی فکر کنیم و تصمیم بگیریم خیلی‌خوب بود، اما متأسفانه این‌گونه نیست. بخشی از مغز ما منطقی است و موضوعات را بهصورت زمانی می‌بیند، اما قسمت دیگری از مغز ما هیجانی عمل می‌کند و زمان برایش بی‌معناست. برای کنترل بخش هیجانی مغزمان به ابزارهایی مثل دفتر بولت ژورنال برای مدیریت زمان نیاز داریم. یکی از ایده‌های خوب برای برنامه‌ریزی، استفاده از روش بولت ژورنال است. در مقاله حاضر، به بررسی این روش جذاب می‌پردازیم.
دفتر بولت ژورنال چیست؟
رایدر کارول، فردی مبتلا به اختلال نقص توجه، برای رهایی از اختلالش این روش را طراحی کرد. دفتر بولت ژورنال مثل یک یادآور عمل می‌کند و برای برنامه ریزی درسی، مالی، کاری و سلامتی مناسب است. این دفتر به شما کمک می‌کند تا به‌شیوه‌ای خلاقانه و به‌دور از روش‌های خشک برنامه‌ریزی، زمان‌تان را مدیریت کنید و به کارهای‌تان برسید. حتما از خودتان می‌پرسید، چگونه؟
شما برای یک برنامه درست‌و‌حسابی به اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت نیاز دارید؛ دفتر بولت ژورنال هر سه‌تای این اهداف را کنار هم جمع می‌کند. این دفتر را میتوان به سال‌نگار، فصل‌نگار، ماه‌نگار، هفته‌نگار و روزنگار تقسیم کرد و اهداف سالانه را در مقیاس‌های زمانی کوچک‌تر مرتب کرد. این کار باعث می‌شود تا:
- درگیر کلیات نشوید و برنامه‌ای عینی و عملیاتی در اختیار داشته باشید.
- بولت ژورنال همچنین به شما در بهبود تکنیک های خودمدیریتی برای دانش آموزان کمک می‌کند.
برنامه ریزی به روش بولت ژورنال
در قسمت قبل فهمیدیم که بولت ژورنال نوعی دفتر برنامه‌ریزی است که بهصورت یادآور عمل می‌کند و زمان در آن نقش زیادی دارد؛ اما هنوز نمی‌دانیم که دقیقا شامل چه مواردی است و چگونه به ما کمک می‌کند تا از وقتمان نهایت استفاده را ببریم.
اولین قدم برای برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال، آگاهی از قابلیت‌ها و امکانات کاربردی و جذاب این دفتر است:
1. علائم کلیدی
در دفتر بولت‌ژورنال، برای هر وظیفه‌ای، نشانگر و علامت خاصی وجود دارد. این نشانگرها شبیه به علائم راهنمایی و رانندگی عمل می‌کنند، یعنی باعث جلب توجه ما به موضوعات مهم می‌شوند. هرچند طراحی دفتر بولت ژورنال به سلیقه افراد وابسته است، اما علائم پیشنهادی رایدر کارول چنین است:
- وظایفی که باید انجام شود: ●
- رویدادهایی مثل تولد و امتحان: ○
- وظایفی که انجام شده: ×
- یادداشت‌هایی مثل خاطرات و ایده‌ها: —
- کارهایی که در اولویت هستند: *
- تکالیفی که به ماه بعد مهاجرت می‌کنند: <
- وظایفی که به بیش از یک ماه بعد مهاجرت می‌کنند: >
- کارهایی که انجام دادنشان دیگر مهم نیست: روی آن‌ها خط می‌کشیم
نکته: این علائم قراردادی هستند و هرکسی به سلیقه خودش می‌تواند آن‌ها را تغییر دهد یا بسته به نیازش موارد جدیدی اضافه کند.
2. فهرست
آخرین قسمتی که کامل می‌شود و اولین قسمتی که بعد از علائم کلیدی در ساختار دفتر جای می‌گیرد. در این قسمت، صفحات دفتر را شماره‌گذاری می‌کنیم تا به‌راحتی آن‌ها را پیدا کنیم.
3. آینده نگار
سال‌نگار، ماه‌نگار، هفته‌نگار و روزنگار قسمت‌های مختلف یک آینده‌نگار هستند. در دفتر برنامه‌ریزی جایی برای آینده‌نگار وجود ندارد، بلکه بر اساس سلیقه و اهدافمان میتوانیم از سال‌نگار، ماه‌نگار یا موارد دیگر استفاده کنیم. در ادامه مهم‌ترین شیوه‌های زمان‌بندی یعنی سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه را با جزئیات بیشتر توضیح می‌دهیم.
سال نگار
در این قسمت اهداف و تکالیف بهصورت کلی بیان می‌شوند. سال را به 12ماه تقسیم می‌کنیم و کارهایی که در هر ماه باید انجام شود را ترجیحا در یک صفحه یادداشت می‌کنیم. اینکه در هر ماه باید چه‌کاری انجام دهیم تا به هدف یا اهداف اصلی نزدیک شویم، در این قسمت نوشته می‌شوند.
ماه نگار
از لحاظ جزئی‌نگری در میانه سال‌نگار و روزنگار قرار می‌گیرد. ماه‌نگار به ما کمک می‌کند تا بفهمیم در ماه آینده چه اتفاقاتی در انتظار ماست؛ یعنی رویدادهای مهمی که قرار است در طول ماه اتفاق بیفتد را یادداشت و با یک نگاه کلی مشاهده می‌کنیم.
هفته نگار
در طرحِ رایدر کارول برای دفتر برنامه ریزی، اسمی از هفته نگار به میان نیامده است. اما چون در زمینههایی مثل برنامه ریزی درسی و برنامه ریزی برای کنکور معمولا از برنامه هفتگی استفاده می‌شود، از اهمیت زیادی برخوردار است. ساختار آن شبیه به ماه‌نگار است با این تفاوت که جزئیات بیشتری را میتوان در آن جای داد. در این قسمت میتوان لیستی از وظایف هفتگی، مرور هفتگی، برنامه‌ریزی برای هفته بعد و لیست انجام کارهای خانه را ثبت کرد.
روز نگار
برنامه‌هایی که قرار است در یک روز مشخص انجام شود را در این قسمت یادداشت می‌کنیم. میتوانیم از روز قبل مشخص کنیم که فردا قرار است چه‌کاری انجام دهیم. در این قسمت خاطرات روزانه، برنامه‌ی غذایی، تمرینات جسمی و روحی، لیست خرید و موارد بسیار دیگری را با تمام جزئیات یادداشت می‌کنیم.
تا اینجا ویژگی‌های اصلی یک دفتر بولت ژورنال تحصیلی، کاری، مالی و سلامتی را مشاهده کردیم. حالا بیایید با مهم‌ترین واژگان متداول بولت ژورنال آشنا شویم. این دفتر شامل اصطلاحات و واژگانی است که برای کمک به سازمان‌دهی اطلاعات صفحات بولت ژورنال ایجاد شده‌اند:
آموزش اصطلاحات پرکاربرد بولت ژورنال
برای ساختن دفتر بولت‌ژورنال و سازمان‌دهی صفحات آن، از امکانات و اصطلاحات خاصی استفاده می‌شود. آگاهی از این قابلیت‌ها، کارکردن با دفتر بوژو را برای شما ساده‌تر می‌کند:
صفحات بولت ژورنال (برگه‌ها)
بخش‌های مختلف به‌وسیله برگه‌هایی مثل روزانه، ماهانه و سالانه از هم جدا می‌شوند. هر برگه می‌تواند از یک تا چندین صفحه باشد. به‌عنوان مثال، برگه‌ی ماهانه دارای دو صفحه رو‌به‌روی هم است، اما برگه‌ی سالانه معمولا چهار صفحه دارد.
بولِت (Bullet)
یکی از علائم کلیدی است که برای مشخص کردن وظایف استفاده می‌شود. یعنی هر مطلبی که در جلوی آن یک دایره توپر (بولِت) مشاهده کردیم، کاری است که باید انجام شود.
مهاجرت
گاهی اوقات فرصت انجام همه برنامه‌هایمان را نداریم و بعضی از کارها نیمه‌تمام باقی می‌مانند. اگر کاری را از یک ماه به ماه بعد یا از یک روز به روز بعد موکول کنیم، از مهاجرت استفاده کرده‌ایم. این روش فرصتی برای بازنگری اهداف و وظایف قبلی ایجاد می‌کند. به‌عنوان مثال، متوجه می‌شویم که انجام یکی از وظایف موجود در لیست بیهوده است و آن را خط می‌زنیم.
چک لیست
در این قسمت لیستی از کارهایی که باید انجام شود تهیه می‌کنیم و هر کدام را انجام دادیم تیک می‌زنیم. اپلیکیشن‌های برنامه ریزی درسی و کاری هم گزینه‌های مناسبی برای ساخت چک‌لیست و پیگیری برنامه‌ها هستند.
مجموعه‌ها یا کلکسیون‌های بولت ژورنال
وقتی وظایف مشابه را در برگه‌ای جداگانه لیست می‌کنیم، آن‌ها را به کلکسیون تبدیل کرده‌ایم. به‌عنوان مثال، فیلم‌هایی که دوست داریم ببینیم، کتاب‌هایی که باید بخوانیم و بهصورت کلی هر موضوعی که بتوان آن را به گروهی از وظایف کوچک‌تر تقسیم کرد، در این قسمت منظم می‌شوند. برای فهم بهتر این اصطلاح، بعضی از کلکسیون‌های متداول را توضیح می‌دهیم.
کلکسیون اهداف یا موضوعات مهم
گاهی اوقات اهداف زیادی داریم و قصدمان از طراحی این دفتر رسیدن به آن‌ها است. در این مواقع میتوانیم در یک برگه اهدافمان را لیست کنیم و بهصورت مرتب آن‌ها را مرور کنیم تا متوجه شویم که در کجای مسیر قرار داریم.
لیست‌ها
مهم‌ترین کاربرد کلکسیون‌ها در این قسمت است. میتوانیم لیستی از کارهای مشابه داشته باشیم و بهصورت مکرر آن‌ها را بازنگری کنیم. مثلا لیست برنامه غذایی، خریدها و امتحانات پایان‌ترم را در این قسمت می‌نویسیم.
ردیاب‌های بولت ژورنال
گاهی اوقات نیاز داریم که عادت‌ها یا اهداف خود را ردیابی کنیم. پیگیری اهداف یا عادت‌های خاص، طی یک بازه زمانی مشخص (مثلا چند ماه) تا رسیدن به نتیجه دلخواه را از طریق ردیاب‌های مختلف انجام می‌دهیم. مثلا برنامه‌ای برای کاهش وزن طراحی کرده‌ایم که باید مرتب آن را دنبال کنیم. این ردیاب‌ها به برنامه‌ریزی برای کنکور کمک زیادی می‌کنند، زیرا همزمان با خواندن امتحانات باید به فکر کنکور هم باشیم و مدیریت آن‌ها بدون برنامه‌ریزی کمی سخت است. برای مدیریت موثر این دو مسئله در کنار هم، نگاهی هم به مقاله تکنیک پومودورو برای درس خواندن بیندازید.
ردیاب‌های پرکاربرد بولت ژورنال
ردیاب‌های مختلفی مثل ردیاب احوالات برای پیگیری تغییرات هیجانی و احساسی، ردیاب اهداف، ردیاب سلامت برای پیگیری موضوعاتی مثل کاهش وزن و ردیاب عادات برای جایگزینی رفتارهای ناسالم با رفتارهای سالم وجود دارد.
در این بخش اصطلاحات و واژگان پرکاربرد دفتر بولت ژورنال را توضیح دادیم. در قسمت بعد سعی می‌کنیم با سازمان دادن به این ویژگی‌ها، نحوه ساخت این دفتر را توضیح دهیم.
نحوه طراحی صفحات بولت ژورنال
برنامه‌ریزی به روش بولت ژورنال چگونه است؟ طراحی آن فقط به یک دفتر و مداد یا خودکار نیاز دارد! انتخاب دفتر به سلیقه خودتان بستگی دارد، اما بهتر است بدون خط باشد تا محدودیت خاصی ایجاد نکند. در ادامه مراحل ساخت این دفتر را مرور می‌کنیم:
صفحه اول
در این قسمت میتوان یک بیت شعر، هدف اصلی طراحی دفتر یا هر چیز دیگری را به‌عنوان مقدمه نوشت.
علائم کلیدی
بعد از نوشتن مقدمه، نوبت به علائم کلیدی می‌رسد. علائم کلیدی معمولا در ابتدای دفتر نوشته می‌شوند تا هر وقت نیاز داشتیم به آن‌ها مراجعه کنیم.
فهرست
اولین صفحات اصلی دفتر را به نوشتن فهرست اختصاص می‌دهیم. مطالبی را که در صفحات بعدی یادداشت می‌کنیم، در این قسمت عنوان و شماره صفحه می‌زنیم.
ثبت اهداف یا اتفاقات سالانه
به آن ثبت وقایع مربوط به آینده هم گفته می‌شود. اهداف و کارهایی که باید در طول یک سال آینده انجام شود را در این بخش بهصورت کلی یادداشت می‌کنیم. هر صفحه سه ماه سال را پوشش می‌دهد و وظایف هر ماه را در قسمت مربوط به خودش می‌نویسیم.
ثبت اهداف یا اتفاقات ماهانه
ثبت رویدادهای ماهانه به دو صفحه که رو به روی هم باشند نیاز دارد. در صفحه سمت راست بهصورت عمودی تاریخ‌ها را از یکم تا سی‌ام می‌نویسیم. در همان صفحه، جلوی تاریخ‌ها رویدادهای مهم را یادداشت می‌کنیم. در صفحه سمت چپ، لیست کارهایی که قرار است در طول ماه انجام دهیم را می‌نویسیم.
ثبت اهداف یا اتفاقات روزانه
لیست کارها، درس‌ها، قرارها و یادداشت‌های خود را در این قسمت می‌نویسیم. عنوان صفحه تاریخ روزی است که در آن هستیم. برای هر کدام از کارها علائم کلیدی خاصی مشخص می‌کنیم تا به این طریق نمایش دیداری خوبی از فعالیت‌های روزانه داشته باشیم.
کلکسیون یا مجموعه‌ها
در صفحات مربوط به کلکسیون، کارهای مشابه با هم را جمع آوری می‌کنیم. مثلا لیست درس‌هایی که باید بخوانیم یا لیست فیلم‌هایی که باید ببینیم. نام کلکسیون موردنظر را بالای صفحه می‌نویسیم و تمام کارهایی که در این کلکسیون جا می‌گیرد را یادداشت می‌کنیم.
انتقال
موضوعاتی که در قسمت‌های بالاتر نوشته‌ایم بهصورت سلسله مراتبی به قسمت‌های پایین‌تر انتقال پیدا می‌کند. به‌عنوان مثال، اهدافی که در قسمت سالانه برای هر ماه نوشته بودیم، هنگامی که ماه موردنظر فرا می‌رسد به قسمت ثبت اهداف و وقایع ماهانه انتقال پیدا می‌کند.
مزایای دفتر بولت ژورنال
نوشتن جدول زمانی و یادداشت‌ها در دفترهای برنامه ریزی دیگر و تلفن همراه نیز ممکن است. پس کاربرد دفتر بولت ژورنال دقیقا چیست و چه مزایایی دارد؟ این دفتر گستره‌ای به وسعت زندگی دارد و برای سازمان‌دهی تمام موضوعات کوچک و بزرگ مناسب است. ما بهصورت کلی بعضی از مزایای این روش را توضیح می‌دهیم:
جلوگیری از حواسپرتی
استفاده از تلفن همراه برای پیگیری تقویم زمانی باعث حواسپرتی می‌شود، زیرا ممکن است از رسانه‌های اجتماعی پیام دریافت کنید یا برنامه‌های دیگر توجه‌تان را جلب کنند. این دفتر به شما کمک می‌کند تا روی وظایفتان تمرکز کنید.
نوشتن باعث یادآوری سریع‌تر می‌شود
روش‌های سنتی یادداشت برداری با قلم و کاغذ، باعث بهبود یادآوری موضوعات می‌شود. بنابراین نوشتن یادداشت در یک دفتر، شیوه‌ای خوب برای به خاطر سپردن اطلاعات مهم است.
سازمان دهی بیشتر
مشاهده وظایف، علایق و اولویت‌ها در یک دفتر باعث سازمان‌دهی بهتر اطلاعات می‌شود. دسترسی سریع به وظایف سالانه، ماهانه و روزانه از سردرگمی جلوگیری می‌کند و انسجام ذهنی را افزایش می‌دهد.
افزایش ذهن آگاهی
یکی از مهارت‌های زندگی، شناخت عادات، هیجانات و انگیزه‌هایمان از طریق ذهن‌آگاهی یا مایندفولنس است. شناخت محدودیت‌ها و توانایی‌هایمان در بهبود عادات و زمان مطالعه تأثیر زیادی دارد.
کاهش استرس
افزایش ذهن آگاهی باعث افزایش تمرکز و کاهش نگرانی‌های روزمره از جمله کاهش استرس امتحان می‌شود. هر چه سازمان‌دهی بیشتری برای انجام وظایف و دستیابی به اهدافمان داشته باشیم، استرس کمتری را تجربه می‌کنیم. همچنین ساخت دفتر بولت ژورنال به خلاقیت شما وابسته است. طراحی خلاقانه‌تر با افزایش ذهن‌آگاهی و کاهش استرس همراه است.
سخن پایانی
دفتر بولت ژورنال تجربه‌ای فوق‌العاده و لذت‌بخش برای همه افراد و در همه سنین است. این دفتر ترکیبی از خلاقیت و مدیریت است و آدم را سر ذوق می‌آورد. ساختن آن کار راحتی است و تنها به یک خودکار و قلم و کمی سلیقه نیاز دارد. برنامه‌ریزی سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه را میتوان از طریق این دفتر مدیریت کرد. کاربرد دفتر بولت ژورنال، وسعتی به‌اندازه زندگی هر فرد دارد و در حوزه‌های مختلف کاری، مالی، درسی و سلامتی میتوان از آن استفاده کرد. هر آنچه در مورد این دفتر نیاز داشتیم را با هم بررسی کردیم و اکنون زمان آن رسیده که طراحی آن را بسته به نیاز خودتان شروع کنید!
سوالات متداول
- برنامه‌ریزی به‌روش بولت‌ژورنال چگونه است؟
مهم‌ترین ویژگی بولت‌ژورنال، قابلیت آن بر شکستن اهداف بلندمدت به اهداف کوتاه‌مدت است. در این روش شما ابتدا اهداف سالانه را مشخص می‌کنید، سپس قدم‌های رسیدن به آن را بهصورت ماهانه، سپس هفتگی و درنهایت، روزانه مشخص می‌کنید. - بولت ژورنال چیست؟
نوعی دفتر برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان است. دفتر بولت‌ژورنال 2نقطه‌قوت بارز دارد: 1. چینش سلسله‌مراتبی اهداف از بلندمدت به کوتاه‌مدت؛ 2. قابلیت‌های فراوان که باعث انعطاف‌پذیری در استفاده از آن و طراحی خلاقانه‌ی صفحاتش می‌شود. - چگونه دفتر بولت ژورنال طراحی کنیم؟
ابتدا باید نوع استفاده‌‌تان از بولت‌ژورنال را مشخص کنید. مثلا اگر 6ماه برای کنکور زمان دارید، ابتدا در 6صفحه برنامه‌ی ماهانه را مشخص کنید و سپس برای هر ماه 2صفحه در نظر بگیرید و همین‌طور پیش بروید تا به برنامه‌ی روزانه برسید. در متن مقاله درباره‌ی قابلیت‌ها و واژگان متداول این دفتر صحبت کردیم. آن‌ها در طراحی دفتر ایده‌های خوبی به شما میدهند.
